Effective Meeting – Etkili Toplantı

The Simple Stupid Action for More Effective Meetings

How to make meetings more effective? Be it a business meeting, training, seminar, workshop or what so ever, what makes a good meeting? I know this is something you’ve already discussed with your colleagues, and/or heard some advice about, read or being trained about. I bet there have been at least couple of occasions you’ve also joked about useless meetings that you had to join; ‘God, finally the meeting(s) are over so I can work now’‘At least the coffee was good’‘I swear I’ll kill myself if I’m invited one more of these useless meetings’ and so on… Also, probably you’ve also heard some advice when you were murmuring about ineffectiveness of the meetings, ‘get used to it’‘try to take what is useful for you and forget about the rest’, ‘don’t be so demanding’‘be positive, we cannot change everything at once’

Why shall we keep suffering because the host of the meeting did not really think about the purpose and/or the actual outcome of the meeting? Or, didn’t consider your perspective. Or didn’t obey any (or most) of the rules any book, training or article about effective meetings would suggest. Or, the organizer prepared it with mindset of ‘I present, you interact within my comfort zone and we have an unproblematic meeting and we all tick the box; the meeting has been done!’. Congratulations! Wonderful if you have plenty of time, or if you believe that scientists will be fast enough to come up with immortality soon enough so that you can also benefit from.

The ‘normal’ (and still valid) answer to all these issues would be, train yourself, read a bit, scan some articles and devote some time in thinking how to organize more useful more effective meetings. Effective for the organizer, effective for the participants! If that sound complicated, than go for the simple stupid action and ask yourself;

‘What do I want the ideal participant (or average participant, if you like) to do after the meeting?’

And, if you are a participant, still go for it, and ask the question (in a kind manner if you still can) ‘what exactly do you expect me to do after the meeting?’

Having this on table, thrown to participants in the beginning (or in the invitation, even better) or at least having in the mind -of the presenter-, will not only ease the meeting for everybody but it will also guide you, and guide you very smoothly, through concrete, constructive, logically and emotionally accepted results.

If there is no answer to the question, or the answer is too naïve or stopping with a dot before further explanation (in other words, not answering another simple stupid question of ‘so what?’), like, ‘well, we meet to discuss and make you think about this and that.’‘to evaluate and see where we are.’‘to plan the upcoming month.’ etc, ask for more and insist for more!

Keep in mind, this is in your benefit, regardless which side you are, organizer or participant! You are exchanging your time for something useful and something with a progressive action, not for waiting a divine touch to bring you some sort of a result.

(This article was initially posted at Linkedin)


Etkili Toplantılar için Aptallık Derecesinde Basit Bir Aksiyon

Toplantıları nasıl daha etkili yapabiliriz? İster bir iş toplantısı, ister bir eğitim, çalışma atölyesi, veya seminer olsun, bir toplantıyı iyi yapan nedir? Eminim bunu iş arkadaşlarınızla çoktan konuşmuşsunuzdur, ve/veya bu konuda çeşitli tavsiyeler almış, bu konuda okumuş veya eğitime katılmışsınızdır. Eminim ki, mükerrer defalar, katıldığınız toplantıların faydasızlığı ile ilgili espri yapmışlığınız vardır; ‘Allah’ım, sonunda toplantı(lar) bitti ve artık çalışmaya başlayabilirim’‘En azından kahve güzeldi’‘Bir daha böyle gereksiz bir toplantıya katılmaktansa kendimi öldürmeyi tercih ederim’,vb… Ve muhtemelen, toplantıların verimsizliği ile ilgili sızlandığınız zamanlarda birkaç tavsiye duymuşsunuzdur; ‘alışmaya çalış’‘kendin için faydalı olanı almaya çalış gerisini takma’‘bu kadar talepkar olma’‘pozitif ol, her şeyi bir defada değiştiremezsin’….

Peki, toplantıyı organize eden kişi toplantı amacı ve/veya toplantının gerçek çıktısı üzerine düşünmedi diye, niye biz acı çekmek zorunda kalıyoruz? Veya sizin bakış açınızı dikkate almadı diye. Veya etkili toplantılarla ilgili, herhangi bir makale, kitap veya eğitimin söyleyebileceği kurallardan hiçbirine (veya çoğuna) uymadı diye. Veya toplantı sahibi, tüm organizasyonu, şu zihinsel arka planla yaptı diye; ‘ben sunarım, sen kendi konfor alanının izin verdiği ölçüde etkileşime geçersin, hepimiz için problemsiz (!) bir toplantı olur ve hepimiz rahatlarız çünkü toplantı yapılmış olur!’. Tebrikler! Eğer bolca zamanınız varsa veya bilim insanlarının ölümsüzlüğü sizin faydalanabileceğiniz hızda bulabileceklerine inanıyorsanız gerçekten şahane.

Bütün bu meselelere verilebilecek ‘normal’ (ve hala geçerli olacak) karşılık, kendinizi eğitin, bu konuda bir şeyler okuyun, birkaç makaleye göz atın ve daha faydalı ve daha etkili toplantıların nasıl organize edilebileceğini düşünmeye vakit ayırın olabilir. Hem organize eden için, hem de katılımcı için etkili! Eğer bu kulağa biraz zor geliyorsa, o zaman aptallık derecesinde basit olan aksiyonu tercih edin ve kendinize sorun;

‘İdeal katılımcının (veya dilerseniz ortalama katılımcının) bu toplantıdan sonra ne yapmasını istiyorum?’

Ve eğer katılımcıysanız, sizin için de bir opsiyon var, şunu sorun (kibarca, eğer hala kibar kalabiliyorsanız) ‘toplantıdan sonra tam olarak ne yapmamı bekliyorsunuz?’

Toplantı sırasında bunu gözetmek, toplantı başında katılımcılara söylemek (hatta toplantı davetinde olması daha da iyi) veya en azından toplantı yöneticisinin bunu aklının bir köşesinde bulunduruyor olması, hem toplantının herkes için daha kolaylaşmasını sağlayacaktır hem de size net, yapıcı, mantıksal ve duygusal olarak kabul edilebilecek sonuçlara ulaşma yolunda çok doğal bir akıcılıkla rehberlik edecektir.

Eğer bu sorunun bir cevabı yoksa, veya cevap çok naifse veya herhangi bir ek açıklama olmaksızın tek cümlede sonuçlanıyorsa (başka bir deyişle, başka bir aptallık derecesinde basit soru olan ‘e yani?’ sorusuna cevap veremiyorsa), örneğin, ‘konuyu değerlendirmek ve bu veya şu konuda düşünmenizi sağlamak için toplanıyoruz’‘nerede olduğumuzu görmek için toplanıyoruz’‘gelecek ayı planlamak için toplanıyoruz’ gibi; o zaman daha fazlasını elde etmek için daha fazla sorun!

Unutmayın, katılımcı veya ev sahibi olmanızdan bağımsız olarak, bu, sizin yararınıza!Siz, zamanınızı faydalı ve ilerleme getirecek bir aksiyon için değiş tokuş ediyorsunuz, ilahi bir dokunuşun size sonuç gibi görünebilecek bir şeyler getirmesini ummak için değil.
(İlk olarak 2016’da Linkedin’de yayınlanmıştır)

No One is Average – Hiç Kimse Ortalama Değil

The quote is from Seth Godin (Akimbo – I see you), and he is discussing it in relation to end of industrial age, the age when the system itself was above everything and we all needed to accommodate to the system. Yet, it is not like this anymore because of many reasons; our expectations are increasing with the increased amount of information we are facing every day, the severity of competition is pushing companies to take more specific actions to attract customers, easy reach to different alternatives and many more… We learn more, we ask more, and we push for more as customer! And at work, when we are not the customer but having customers, this situation is pushy for us, no one is accepting the average any more.

Alıntı Seth Godin’den (Akimbo – I see you), ve kendisini bunu endüstriyel çağın, yani sistemin her şeyin üstünde olduğu ve herkesin sisteme ayak uydurmak zorunda olduğu çağın, sonu bağlamında ele alıyor. Her gün karşılaştığımız yeni bilginin çokluğu, rekabetin artmasıyla şirketlerin müşteri çekmek için daha spesifik aksiyonlar alması ve alternatiflere daha kolay ulaşmak gibi pek çok sebepten dolayı durum değişiyor artık. Daha çok öğreniyoruz, daha çok istiyoruz, ve müşteri olarak daha zorlayıcı oluyoruz! Ve işteyken, yani artık müşteri olmadığımız ve müşterilerimiz olduğunda, durum bizim için zorlayıcı hale geliyor, çünkü artık kimse ortalamayı kabul etmiyor.

Eat your frog first – Önce kurbağanızı yiyin

Could not verify but it’s said that it was Mark Twain who said something like “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.” In another version it’s something like “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” I heard it in MOOC – Learning How to Learn as “eat your frog first”. Doing the most difficult job of the day, or of the week for Monday for example, will help you in stopping procrastination, and will help you in having a more positive and relax approach for rest of the tasks of the day. Your frog might be your least liked task or the task you are not very good at. And, please eat your frog only metaphorically, and leave all animals off your plate.

Gerçekten söylemiş mi teyit edemedim, Mark Twain’e atfedilen iki ayrı alıntı var. Biri; “Eğer kurbağa yemeniz gerekiyorsa, en iyisi bunu sabah ilk iş olarak yapmaktır. Ve eğer işiniz iki kurbağa yemekse, büyük olandan başlamak daha iyidir.” Diğeri; “Sabah ilk iş canlı kurbağa ye, ve günün kalanında başına daha kötü bir şey gelmeyecek”. Öğrenmeyi Öğrenmek dersinde bunu “önce kurbağanızı yiyin” larak duydum. Günün, veya örneğin Pazartesileri için haftanın, en zor işini yapmak hem ertelemeyi azaltmanıza hem de geri kalan işler için daha rahat ve pozitif yaklaşabilmenize olanak verecek. Kurbağa en zor iş, en az sevilen iş veya iyi olmadığınız bir iş olabilir. Ve lütfen kurbağınızı sadece mecazi olarak yiyin, hayvanları yemeyin.